تنها استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند میزان شلوغی کار را کاهش دهد به طوری که صرفا از یک روز کاری عادی بیشتر شود. در دنیای شرکتی که زمان و کار تیمی ‌دو تا از ارزشمندترین دارایی‌های شما به شمار می‌رود، ابزارهای مدیریت تیمی ‌می‌توانند به موثرتر شدن هر دو فاکتور کمک کنند. پیش از این، هرگز زمان بهتری برای پذیرش فناوری‌های نوین وجود نداشته است.

معرفی نرم افزار مدیریت پروژه

در اینجا 11 گزینه مختلف نرم افزار مدیریت پروژه و ویژگی‌های آنها را بررسی کرده و مورد تحلیل قرار خواهیم داد به گونه ای که شما قادر خواهید بود تصمیم بگیرید کدام یک از آنها برای سازمان شما بهترین کارآمدی را خواهند داشت:

1) Teamwork (کار گروهی)

Teamwork (کار گروهی) یک نرم افزار مدیریت پروژه است که تماما در مورد افزایش بهره‌وری است. این به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه شناخته شده است که کمک می‌کند تا پروژه‌ها و نتایج با سرعت بالاتر و به صورت موثرتری ارائه شود. این همچنین پذیرای یک کانال برای بهبود ارتباطات محل کار در زمان مشارکت است.

ویژگی‌های workload به شما کمک می‌کند تا روند توزیع پروژه‌ها در تیم خود را مشاهده کنید. مشاهده آن آسان بوده و می‌تواند به شما کمک کند که متوجه شوید اگر یکی از اعضای تیم مشکلی در کار خود دارد. بنابراین می‌تواند شما را قادر سازد تا کار را به شخص دیگری واگذار کنید. یکی دیگر از ویژگی‌هایی که باعث افزایش همکاری و استفاده موثر از زمان می‌شود.این برای افزایش تعداد کارمندان دورکار مفید ‌‌است که می‌بایست سر ساعت وارد شوند و یا برای ایده گرفتن در مورد مدت مورد نیاز برای انجام دادن یک پروژه بسیار مناسب ‌‌است.

2) Calendar (تقویم)

Calendar (زمان) یک نرم افزار مدیریت پروژه ارزشمند ‌‌است و استفاده بهینه از آن کلید موفقیت و رشد تجارت ‌‌است. Calendar در تلاش است که روزکاری شما را توسط اجرای یک اپ همه-در-یکی ساده‌تر کرده تا شما بتوانید برنامه‌های خود را سازماندهی و منظم کنید. تکنولوژی هوش مصنوعی درکنار شما به منظور یادگیری ادامه خواهد یافت و توسط اپ برنامه ریزی وان-کلیک، Recognition Time Zone  و  Easy Multi-Person Scheduling به یاری شما خواهد آمد. حتی نسخه‌هایی از جلسات شما ارائه می‌دهد که بعدا می‌توانید به آن رجوع کنید و یک صفحه تجزیه تحلیلی زمان صرفی شما را خلاصه می‌کند.

هم اکنون همه چیز برنامه ریزی شده است؟ به سادگی گوگلف اوتلوک و تقویم‌های اپل خود را همگام سازید به گونه ای که چیزی را که هم اکنون در اختیار دارید از دست ندهید. تمام جلسلا ت آینده ای را که شما از طریق اپ تقویم ایجاد کرده اید از طریق این اپ همگتم سازی خواهد شد به صورتی شما به هیچ وجه ردیابی کردن آنها را از دست نخواهید داد.

3) HubSpot (هاب اسپات)

اگر به دنبال کمک در زمینه بازاریابی، فروش و یا مراقبت از مشتری هستید،نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot (هاب اسپات) شما را تحت پوشش خود قرار می‌دهد. ابزار آلاتی وجود دارد که به هر کی از این دسته از موارد اختصاص داده شده است، و زمانی که با یکدیگر ترکیب می‌شوند، آنها نیرویی قدرتمند برای هدایت مشاغل شما را ایجاد می‌کنند.

نسل هدایتگر، تجزیه و تحلیل‌ها و اوتوماسیون بازاریابی به کمپین‌های شما کمک می‌کند تا کارامدتر و موثر‌تر شوند. ایمیل‌ها و برنامه‌های جلسات را منظور کمک به خود و فروشتان پیگیری کنید و برای شنیدن آنچه که واقعا مشتریان تان در مورد سیستم خدمات رسانی شما فکر می‌کنند، از ویژگی بازخورد مشتری استفاده کنید. ویژگی‌های آنها را به دقت بررسی کنید و شما یک نرم افزار برای بهینه‌سازی موتور جستجو و بلاگینگ درخواهید یافت. هرآنچه را که بدان نیاز دارید، مطمعنا هاب اسپات گزینه‌هایی را دارد.

4) Guru (گورو)

Guru (گورو) یک راه حل مدیریت دانش است که می‌داند کی، چگونه و کجا اطلاعات را به شما ارائه دهد.با گورو، شما تنها اطلاعات خود را مدیریت نمی‌کنید، بلکه شما شبکه‌ای از هوش جمعی شرکت خود را ایجاد می‌کنید.

گورو این کار را با ایجاد یک مخزن مرکزی انجام می‌دهد و اطلاعات مرتبط را به شما پیشنهاد می‌دهد- در زمان حقیقی و در هر اپی که شما با آن کار می‌کنید. هر چه بیشتر از گورو استفاده کنید، آن باهوش تر می‌شود. گورو معتقد است که دانشی که شما برای انجام دادن کار خود بدان نیاز دارید بایستی شما را بیابد. پلتفرم‌های آن منبع واحدی از حقیقت را که هر کسی در شرکت بدان دسترسی دارد را فراهم می‌کند، بی توجه به اینکه آنها کجا کار میکنند.

5) Mixmax (میکس مکس)

Mixmax (میکس مکس) که مشخصا برای جیمیل ساخته شده است، ایمیل شما را به مرحله بعدی می‌برد. با ویژگی‌هایی نظیربرنامه ریزی توالی، پیگیری ایمیل واوتوماسیون گردش کار، شما نه تنها زمان را در ایمیلتان ذخیره می‌کنید بلکه آنها موثرتر و کاربرپسندتر می‌کنید. شما به سادگی می‌توانید تقویم شخصی خود را به اشتراک بگذارید و نظرسنجی ها و پرسش نامه‌ها را در ایمیل خود درج کنید تا یک لایه اضافی به آنها بدهید.

در راس بهره‌وری، میکس مکس سطح بالایی از توجه و منابع مورد نیاز برای امنیت را تخصیص می‌دهد به گونه ای که شما می‌توانید مطمئن باشید که اطلاعات شما از امنیت بالایی برخوردار هستند. این برنامه خصوصی و رمزگذاری اطلاعات را فراهم می‌کند و دارای گوهی نامه TrueArc  بوده و به شما اطمینان می‌دهد که می‌توانید بدون نگرانی به کار خود ادامه بدهید.

6) Zapier (زاپیر)

Zapier (زاپیر) یک ابزار اوتوماسیون نهایی برای مرتبط کردن اپلیکیشن‌های متفاوت شما به یکدیگر ‌‌است.این زمانی را که مورد نیاز است تا شما یک عکس را از ایمیل خود دانلود کنید را حذف می‌کند و آن را در دراپ باکس شما برایتان ذخیره می‌کند. بیش از دو هزار اپلیکیشن سازگار با زاپیر وجود دارد آنها می‌توانند به شما در ذخیره کردن زمانی که ممکن توسط مشغله زیاد هدر رود، کمک کنند.

طرح جریان کارمستلزم هر توسعه دهنده یا تجربه کدگذاری است. یک اوتوماسیون ساده تنها با چند کلیک می‌تواند ایجاد شود. زاپیر همانند دستیار شخصی شما بوده و اطمینان حاصل می‌کند که آن جزئیات ناچیز نمی‌توانند نادیده گرفته شوند.

7) Pandadoc (پاندا داک)

تجربه مشتری همه چیز ‌‌است. تیم‌های فروش اغلب آن را فراموش می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه Pandadoc (پاندا داک) برای فروشندگان ابزارهای خودکار برای تهیه پیشنهادات، گسترش نقل قول ها، ایجاد قراردادها و امضای مطمئن همه چیز را فراهم می‌کند. الگوهای کشیدن و رها کردن پاندا داک از طرح‌های جذابی با متون واضح و آسان خوانا استفاده می‌کند.

هرچند پانداداک یک نسخه مجانی برای امضاکنندگان الکتریکی دارد، بسته بندی‌های انفرادی آن فقط 9 دلار در ماه به ازای هر کاربر ‌‌است. کاربران تجاری از ادغام هاب اسپات، پایپ درایو و بیشتر لذت می‌برند. آنها یک کتابخانه محتوا و همچنین مارک‌های سفارشی و قابلیت‌های امضای الکترونیکی را دریافت می‌کنند.

8) Slack (اسلک)

شبکه‌های بی‌همتا برای مکالمه آن چیزی است که Slack (اسلک) را از بقیه جدا می‌سازد. با تقسیم اتاق‌های گپ براساس مبحث، جزئیات مهمتر می‌تواند توسط افرادی که بدان نیاز دارند بدون درنظرگرفتن یک سرور واحد پیدا شود. نیازی نیست که تمامی‌چت روم ها توسط هرکسی قابل دسترسی باشد. یک چت قفل دار ایجاد کنید که مختص مدیر پروژه یا سایرتیم‌های خاص باشد.

یک ویژگی جست‌وجوی عالی می‌تواند به شما در یافتن پیام مهم بدون پیمایش از طریق گپ‌های متعدد کمک کند. همچنین می‌توانید اعضای خاص را پینگ کنید یا از دستوری استفاده کنید که یادآوری‌هایی را برای شما ایجاد می‌کند. همچنین اسلک سازگار با بسیاری از منابع دیگری است که هم اکنون تیم شما از آن استفاده می‌کند نظیر گوگل درایو و زوم.

9) G Suite (جی سوت)

برای عاشقان محصولات گوگل، G Suite (جی سوت اپ) یک انتخاب عالی است. این تمامی‌نرم افزارهای گوگل را که شما هم اکنون از آنها استفاده می‌کنید را ترکیب کرده و ویژگی‌های بیشتری را به آنها اضافه می‌کند به خصوص برای تقویت مکان کاری شما به شما کمک می‌کند. جیمیل، گوگل درایو و هنگ اوت همگی به منظور یک نیروگاه بهره وری همه جانبه با یکدیگر ادغام می‌شوند.

برخی از ویژگی‌های منحصر به فرد که به سمت تجارت شما درآمده‌اند به محصولات گوگل معمولی شما اضافه شده است. ایمیل خود را سفارشی کنید تا با شغل شما مطابقت داشته باشد ، از کنترل‌های پیشرفته سرپرست لذت ببرید و با پشتیبانی 24ساعته در هر روز هفته به صورت زنده راحت باشید. این کار مقدار زیادی فضای ذخیره شده برای هر کاربر فراهم می‌کند و این ذخیره سازی می‌تواند به دیگر منابع انتقال یابد.

10) Asana (آسانا)

پیگیری مهلت‌ها می‌تواند استرس زا باشد که در این صورت، نرم افزار مدیریت پروژه Asana (آسانا) به میدان می‌آید. برنامه آنها وظایف شما و موعد مقرر آنها را در یک بستر کاربر پسند مشخص می‌کند که پیگیری پیشرفت شما را آسان می‌کند. یک ویژگی اوتوماسیون جدید به شما کمک می‌کند که احتیاج به انجام دادن کارهای وقت گیر کم سهام را کم کنید و توجه خود را به پروژه‌های بزرگتر منعطف کنید.

Asana هم دارای تابلوهای پروژه است و هم لیست کارهایی که می‌تواند نیازهای افراد یا وظایف مختلف را برآورده کند. تابلوهای پروژه می‌توانند برای پروژه‌های داخل دفتر مورد استفاده قرار گیرند و برای انجام کار از راه دور بسیار عالی هستند. بخش مکالمه ، قابلیت همکاری مشترک برنامه را نشان می‌دهد. یک ویژگی مستقل در سیستم عامل بخش فایل ها است که به شما امکان می‌دهد اسناد یا تصاویر مهم را در یک مکان مرکزی ذخیره کنید. این امر باعث می‌شود که پرونده‌های مهم یا غالباً مورد استفاده شما در زمان مقابله با پروژه بعدی خود به راحتی قابل دسترسی باشد.

11) Trello (ترلو)

Trello برای ساماندهی تکالیف شما از یک سیستم منحصر به فرد استفاده می‌کند. شما یک تابلو برای پروژه خود ایجاد می‌کنید ، مراحل خود را تعیین می‌کنید و کارت‌هایی را ایجاد می‌کنید که جزئیات کارهایی را که باید انجام شود ، شرح می‌دهد. هر جنبه ای از این مراحل متناسب با ترجیحات شما قابل تنظیم است. برنامه‌های مورد علاقه خود را ادغام کنید و دستور موفقیت آمیزی را بدست آورده اید.

برای استفاده از کارتهای Trello ، وظایف خود را در لیست کارهای انجام شده خود قرار داده و آنها را به کارت In Progress می‌کشانید تا نشان دهد که شروع شده است. کارها را با کارت کامل انجام دهید و می‌توانید ببینید که هر مرحله از پروژه کجاست و در چه سطحی قرار دارد.

 

* منبع: https://www-forbes-com.cdn.ampproject.org