ویدئو کنفرانس این روزها که صحبت از دور کاری زیاد است، بسیار به کار شرکت‌ها و استارپ‌ها، مراکز آموزشی و وبینارها می‌آید. شما می‌توانید به راحتی با استفاده از ویدئو کنفرانس، بسیاری از کارهای خود را انجام دهید و از خانه خارج نشوید. در این مقاله می‌خواهیم به صورت کامل توضیح دهیم که برای برقراری یک ویدیو کنفرانس مناسب به چه تجهیزاتی نیاز دارید و چه نکاتی را باید رعایت کنید.

ویدئو کنفرانس چیست؟

شاید جواب این سوال به نظر واضح باشد اما در ابتدا باید توضیح دهیم که ویدئو کنفرانس چیست ؟
ویدیو کنفرانس فناوری است که به وسیله آن می‌توان جلسه یا همایش‌ها را بدون توجه به مکان و زمان انجام داد.
با استفاده از ویدیو کنفرانس می‌توان پیام‌های صوتی، تصویری و فایل‌های متنی را همزمان با برگزاری جلسه انتقال داد یا دریافت کرد.
از مهمترین ابزارهایی که برای این سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرند دوربین وب‌کم، میکروفون، ویپ، لپ تاپ یا مانیتور، شبکه اینترنت قوی، نرم افزار و … هستند.
این تجهیزات در یک اتاق که معمولا اتاق‌های مخصوص جلسه هستند قرار گرفته می‌شوند و به کمک آن‌ها یک ارتباط تصویری بین چند نفر برقرار می‌شود.

چرا ویدئو کنفرانس؟

1. اولین دلیل استفاده از ویدیو کنفرانس برای برگزاری یک رویداد یا کنفرانس فاصله‌ای است که بین دو شرکت یا افراد وجود دارد.
2. دومین دلیل استفاده از ویدیو کنفرانس این است که امکان مدیریت رفتار شما با مشتریانتان را امکان پذیر می‌کند.
   ویدیو کنفرانس باعث ایجاد روابط صمیمی با استرس کم و کاملا واقعی با مخاطبانتان می‌شود.
3. ویدئو کنفرانس هزینه و مخارج سفرهای کاری شما به پایین‌ترین شکل ممکن می‌آورد و از هدر رفت زمان و سرمایه شما به مبلغ زیادی جلوگیری می‌کند. این امر زمانی اهمیت پیدا می‌کند که شما به عنوان مدیر فروش  یک سازمان و یا یک شرکت تجاری به سفر کاری می‌روید.
4. شما با استفاده از ویدیو کنفرانس هزینه سفر خود را تقریبا به صفر می‌رسانید. در سفرهای کاری هر چقدر هم سفر شما دقیق برنامه ریزی شده باشد و با بهترین امکانات حمل و نقل هم سفر کنید، باز هم وقت شما در این سفرها هدر می رود.
5. ویدئو کنفرانس‌های جدید و بروز بر اساس کدک‌های تخصصی و پروتکل‌های اختصاصی رمزگذاری شده‌اند به همین دلیل از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند و می‌توان برای جلسه‌ها و کنفرانس های مهم از آن‌ها استفاده کرد.
6. بسیاری از کارمندان با توجه به شرایطی که دارند (مانند گسترش ویروس کرونا) نمی‌توانند همیشه در محیط کار حضور داشته باشند و در نتیجه ممکن است کار خود را از دست بدهند. اما سیستم های ویدیو کنفرانس در این مواقع بهترین گزینه هستند و افراد می‌توانند به کمک آن‌ها از خانه با محل کار در ارتباط باشند و داده‌های مهم را برای مدیران خود ارسال کنند.

تجهیزات لازم برای ویدئو کنفرانس

قبل از خرید تجهیزات ویدیو کنفرانس باید به اندازه اتاق، ویژگی های محیطی و سایر امکاناتی که مدیر یک شرکت می‌خواهد داشته باشد، توجه کنید. قاعدتا داشتن دسترسی به اینترنت، میکروفن، هدفون، اسپیکر و نرم‌افزاهای مناسب جزو تجهیزات راه اندازی ویدئو کنفرانس در قدم اول است.
سیستم‌های ویدیو کنفرانس انواع متفاوتی دارند که هر کدام با توجه به نوع حوزه فعالیت و انتظارات شما تفاوت دارد. انواع ویدئو کنفرانس به شرح زیر است:

• ویدئو کنفرانس دسکتاپ:
  یکی از محبوب‌ترین نوع ویدیو کنفرانس در بین کارکنان و کارفرماها است. این ویدیو کنفرانس با استفاده مرورگرها به راحتی انجام می‌شود. در این ویدیو کنفرانس از دوربین‌های لب‌تاپ استفاده می‌کنند و یا به دوربین‌های خارجی USB متصل می شوند. صدا متکی بر میکروفون و بلندگوهای یکپارچه یا دستگاه های متصل به بلوتوث یا USB است. این ویدئو کنفرانس‌ها مبتنی بر مرورگر است.

• ویدئو کنفرانس اتاقی:
  ویدیو کنفرانس مبتنی بر اتاق، تنظیمات متنوع با بازه قیمتی متنوعی را ارائه می‌دهد که از اتاق‌های کنفرانس کوچک، متوسط و بزرگ پشتیبانی می کند. این ارتباط شامل پشتیبانی از چندین صفحه نمایش است. ویژگی‌های صوتی نیز تفاوت دارند. بعضی از فروشندگان، میکروفن‌هایی ارائه می‌دهند که می تواند سر و صدای پس زمینه را حذف کند یا سایر پیشرفت‌های صوتی را ارائه می‌دهند.

• سیستم ویدئو کنفرانس دورحضوری:
  ویدیو کنفرانس دور حضوری، یک جلسه زنده را شبیه سازی می‌کند. صفحه نمایش‌های بزرگ روی دیوار و یا بالای میزهای کنفرانس، افراد را با اندازه واقعی نشان می‌دهند. مبلمان مشابه در طرفین، صوت جهت‌دار و دوربین‌های نصب شده در سطح چشم طوری تلقین می‌کنند که انگار شرکت‌کنندگان در یک میز دور هم نشسته و به یکدیگر نگاه می‌کنند.

نکات نهایی برای خرید ویدئو کنفرانس

با خواندن نکات فوق تقریبا دستتان آمده که باید چه ویدئو کنفرانسی بخرید. در مرحله آخر، برای خرید ویدئو کنفرانس مناسب باید به چهار نکته مهم توجه کنید: ماژولار بودن راهکار، ساختار ویدیو کنفرانس، نصب و نگهداری و ابعاد اتاق ویدیو کنفرانس.